影印機其實是資安死角
多數企業做資安時會盯著電腦、伺服器與網路，卻常忽略辦公室裡天天使用的影印機與多功能複合機。事實上，現代複合機內部多半配有硬碟，用來暫存影印、列印、掃描、傳真的文件影像。這些資料若沒有妥善管理，在機器汰換、租賃到期歸還、或送修時，都可能被還原、外洩，成為企業機密與個資的重大破口。把影印機納入資安管理，是不容忽視的一環。
影印機會留存哪些資料
一台使用中的複合機，內部可能留存的資料超乎想像，包括：影印過的合約、報價、人事文件影像；列印保留在硬碟的待印檔案；掃描到Email與資料夾的暫存檔；傳真收發的文件；以及通訊錄、伺服器帳號密碼等連線設定。這些都是敏感資訊，一旦落入他人之手，後果不堪設想。
硬碟資料清除的正確做法
針對硬碟資料，企業應採取以下措施：
- 啟用自動覆寫：許多商用複合機支援每次作業完成後自動覆寫暫存影像，讓資料無法還原，應予開啟。
- 定期整批清除：定期執行硬碟資料清除功能，清空累積的暫存檔。
- 汰換前徹底清除：機器汰換、租約到期歸還前，務必執行原廠的硬碟完整清除(格式化或多次覆寫)，或依規定移除、銷毀硬碟。
- 硬碟加密：選用支援硬碟加密的機型，即使硬碟被拆走也難以讀取。
存取控管：管好誰能用、能做什麼
| 控管機制 | 作用 |
|---|---|
| 使用者驗證 | 需登入帳號才能操作，記錄使用軌跡 |
| 安全列印(列印保留) | 本人到機取件才印出，防機密外洩 |
| 功能權限限制 | 限制特定人員才可掃描外寄、複製 |
| 管理者密碼 | 保護機器設定不被隨意變更 |
傳輸與網路安全
複合機連上網路後，也可能成為被入侵的節點。應注意：掃描到Email、掃描到資料夾的傳輸盡量採用加密(TLS/SSL)；變更預設的管理者密碼，別用出廠預設；關閉用不到的通訊協定與埠；定期更新機器韌體以修補漏洞。這些做法能降低機器被當作跳板或資料在傳輸中被攔截的風險。
維修與汰換時的資安提醒
機器送修或汰換是資安最容易出事的時刻。送修前，若可行應先清除或加密硬碟資料，並確認維修商的資料保護承諾；汰換或退租時，務必執行硬碟完整清除，並取得清除證明，含硬碟的機器切勿隨意變賣或丟棄。處理人事、財務、醫療、法律等高敏感資料的單位，尤其要把這道關卡做確實。
建立影印機資安政策
最後，建議企業把上述措施制度化，納入整體資安政策：明訂哪些機型須具備哪些資安功能、規範硬碟清除的時機與流程、指定管理窗口、並在採購與汰換的標準作業程序中納入資安檢查。讓影印機資安不再靠個人記得，而是有制度可循。
定期稽核與人員教育
資安措施設定完成後，還要靠定期稽核與人員教育來維持。建議定期檢查機器的資安設定是否被關閉或變更、韌體是否已更新、管理者密碼是否仍安全。同時教育同仁正確使用安全列印、及時取件、不隨意變更機器設定。制度加上習慣，才能讓影印機資安長期落實，真正守住企業的文件機密。
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