FAQ
常見問題
上伊美機關採購整理辦公設備與 IT 採購最常被問到的問題。找不到答案？來電 (02)2733-0720 或加 LINE，由專人為你解答與報價。
應用設備
採購問答
便民設備
小型區公所窗口不多，也需要叫號系統嗎？
即使窗口不多，只要尖峰時段有排隊情形，導入精簡型叫號系統仍能有效改善現場秩序與民眾等候感受。可採單一叫號主機搭配一台大廳顯示器與語音播報，成本相對親民，也便於後續維護，建議先評估尖峰人流再決定規模。
看完整說明 →自助服務機一定要有繳費功能嗎？
不一定。是否配置金流模組取決於機關要開放哪些自助業務。若只提供查詢、進度追蹤與表單列印，就不需要金流模組，可節省成本與後續查核作業。建議先確認開放的服務項目，再回推需要的模組配置。
看完整說明 →機關大廳的顯示螢幕可以直接用家用電視嗎？
不建議。機關螢幕通常每天長時間運轉，家用電視並非為連續開機設計，容易過熱或縮短壽命。建議選用支援長時間運轉的商用等級顯示器，並具備足夠亮度與可視角，才能承受大廳採光與長工時的使用型態。
看完整說明 →承辦端複合機和民眾自助影印機可以共用一台嗎？
不建議共用。承辦端重視速度與掃描歸檔，民眾端重視防呆與收費管理，兩者設計邏輯不同。共用容易造成收費混亂、承辦作業被排隊民眾打斷。建議依需求分開配置，讓臨櫃作業與民眾自助各自順暢。
看完整說明 →機關等候座椅該選連排椅還是獨立座椅？
連排椅節省空間、便於管理，適合座位數需求大的為民服務中心；獨立座椅較有彈性、便於調整配置。選擇時要兼顧耐用、易清潔與空間格局，並預留輪椅停放與長者友善座位。可依尖峰人流與空間大小，請供應商協助配置建議。
看完整說明 →無障礙設備是不是只為身障民眾設計？
不是。最好採通用設計思維，讓設備對所有人都好用。例如高度適中、按鍵大、有語音提示的取號機，不只方便輪椅使用者與視障者，對長者與一般民眾同樣友善。通用設計讓無障礙融入日常，而非變成孤立的專用設施。
看完整說明 →為民服務中心的設備可以各科室分開採購嗎？
分開採購容易造成風格不一、系統不相容、動線不順。較理想的做法是從整體出發，先確立空間動線與服務流程，再回推各環節設備並讓彼此配合。整體規劃能呈現一致形象與順暢流程，是零散採購難以達到的，建議通盤規劃再分批建置。
看完整說明 →多語資訊設備要支援越多語言越好嗎？
不必一味追求語言數量，而應因地制宜。建議先盤點機關服務對象的語言分布，把資源集中在最需要的語言上。例如移工較多地區加強東南亞語言、觀光景點附近加強英日語。務實對應在地需求，才能讓多語設備真正被用到、發揮效果。
看完整說明 →機關採購
中小型會議室該選投影機還是大型顯示器？
中小型會議室建議選大型商用顯示器，畫面清晰穩定、不受環境光影響，也不需拉窗簾遮光，開機即用。投影機較適合大空間或需超大畫面的場合。可依會議室採光、觀看距離與預算決定，或請供應商到場評估。
看完整說明 →現有的複合機掃描功能夠用嗎，還要另買掃描器？
現有複合機的掃描功能適合日常零星掃描歸檔；但若要批次數位化大量公文檔案，建議另配具高速自動送稿與雙面掃描的專用文件掃描器，效率差異很大。可依數位化的文件量決定，零星需求用複合機、批次專案則配專用掃描器。
看完整說明 →防窺螢幕會不會影響承辦人員正常操作？
不會。防窺濾片的原理是讓正對螢幕的使用者能清楚看見，側面角度則模糊，因此承辦正常操作完全不受影響，只是防止旁邊的民眾窺視畫面內容。這種無感的防護方式，能在不影響作業效率下保護民眾個資，是臨櫃常見的實用配置。
看完整說明 →戶外宣導活動的音響和室內有什麼不同？
戶外活動的音響要有足夠穿透力對抗環境噪音，設備要耐日曬、防潑水，且常需自備獨立電源如行動電源或發電設備。室內則重視音量適中與收音清晰。建議依活動場合分別選配，戶外優先考量音響穿透力與設備防護，室內著重清晰度與座位安排。
看完整說明 →派出所全天候運轉，設備採購最該注意什麼？
最該注意妥善率與耗材供貨的穩定度。建議選擇耐長時間連續運轉、耗材規格通用且市場供貨充足的機型，並與供應商建立固定補貨節奏，確保每個據點都有安全庫存，避免夜間或假日耗材用盡影響勤務。
看完整說明 →消防分隊的辦公設備採購和一般行政單位有何不同？
最大差異是二十四小時待命、不同班次接力使用，設備必須耐長時間運轉且故障率低。建議搭配UPS不斷電系統保護資料，並備妥替換品，讓值勤登錄與通報列印不受停電或故障影響。
看完整說明 →地政事務所需要同時列印謄本與圖面，設備怎麼配？
建議分開配置：一般謄本用高印量雷射機兼顧速度與成本；地籍圖、測量成果圖等大尺寸圖面則選幅面足夠、精度高的輸出設備。兩者都要重視清晰度與長期穩定性。
看完整說明 →設備管理
資訊設備台帳最少要記哪些欄位？
建議至少包含財產編號、設備型號與序號、取得日期與經費來源、使用單位與保管人、擺放位置以及設備狀態。這些欄位能讓每台設備被唯一辨識，並在盤點、送修與報廢時全程追蹤。
看完整說明 →資安管理
公務和來賓可以用同一個無線網路嗎？
不建議。應把公務、來賓與物聯網設備網路分流隔離。來賓網路只能連上網際網路、與公務網段完全隔離，避免來賓或物聯網區出問題時直接波及承載公務與個資的核心網段。
看完整說明 →縣市採購
台北市機關採購事務機要注意哪些現場條件？
台北市機關多為大樓型辦公室，事務機採購除了規格與月印量，還要確認擺放位置的空間、電源、搬運動線與電梯尺寸。上伊美可先了解現場再建議合適機種，並在到貨時協助安裝與試印。
看完整說明 →新北市機關一次採購要送到多個據點怎麼辦？
建議先列出各據點地址、數量與收貨窗口，於報價階段確認供應商能否多點分批送達。上伊美可配合新北市各行政區的多點交貨與到府安裝，並提供各點的序號清單方便驗收。
看完整說明 →學校採購
國小電腦教室一間大概要配置幾台學生機？
多數國小以三十至四十座為主，實際數量要看教室坪數與單班人數。建議以最大使用班級的人數為基準，並保留一至兩台備援機，避免上課臨時故障沒有替代機可用。上伊美可依貴校教室現況協助試算合適數量。
看完整說明 →國中各處室的印表機需要統一品牌嗎？
強烈建議統一。全校採用相同品牌與耗材型號，能讓碳粉、感光鼓等備品互通，叫料與庫存管理更單純，維修窗口也一致。上伊美可協助貴校盤點現有機型，逐步收斂為統一規格。
看完整說明 →專業教室設備怎麼確定規格對得上證照考試？
建議先請各科教師提供課程與證照要用到的軟體、版本與硬體門檻，再由此回推設備規格。上伊美可依貴校指定的軟體環境與考照需求，建議能順暢運作的硬體配置，避免買了跑不動的狀況。
看完整說明 →研究室工作站的規格要怎麼決定？
關鍵是先確認研究要跑的軟體與運算類型。深度學習重視多核心、大記憶體與運算卡；影像設計重視顯示卡與校色螢幕；資料分析重視記憶體與高速儲存。上伊美可依研究團隊提供的軟體需求，配置對應的工作站規格。
看完整說明 →圖書館自助影印可以搭配學生證計費嗎？
可以，多功能事務機能搭配計費管理系統，串接學生證、悠遊卡或儲值機制，讓自助影印列印自動計費、減少人工收費負擔。上伊美可依貴館的收費方式建議合適的計費方案。
看完整說明 →行政處室要每人一台印表機還是共用一台事務機？
建議以處室共用一台多功能事務機為主，能整合列印影印掃描傳真，服務整個處室，大幅降低單機與耗材成本。人多量大的處室可選高速機種。上伊美可依各處室人數與文件量建議配置。
看完整說明 →設計系工作站和一般電腦的規格差多少？
差異很大。工作站需要更高核心數的處理器、大容量記憶體、專業顯示卡與高速固態儲存，才能穩定跑建模、渲染與影像軟體。一般文書電腦處理設計工作會嚴重卡頓。上伊美可依指定軟體配置對應規格。
看完整說明 →學校電腦多久該汰換一次？
一般行政與教學電腦約在數年後效能就跟不上作業系統與軟體需求，勉強沿用會拖慢作業並增加維修成本。建議依購入年份、效能與維修紀錄建立汰換週期，而非用到壞為止。上伊美可協助評估汰換時機。
看完整說明 →醫療採購
醫院行政的機敏文件列印怎麼確保安全？
建議事務機啟用使用者身分驗證，讓病患與人事等機敏文件需刷卡或輸入密碼才出紙，避免敏感資料留在出紙匣被他人取走，含個資的紙本則以安全碎紙機銷毀。上伊美可配置具身分驗證的事務機與碎紙設備。
看完整說明 →診所預算有限，該優先投資哪個設備？
建議優先確保批價櫃檯的出單穩定，這是門診動線的瓶頸點。可先配置一台高速的收據與繳費單印表機，講究瞬間喚醒與連續列印不卡紙，診間與行政再視需求逐步擴充。上伊美可依診所規模建議入門配置。
看完整說明 →長照機構的照護紀錄一定要數位化嗎？
數位化能大幅方便評鑑與主管機關查核時的調閱，並降低紙本遺失毀損的風險。建議以穩定的掃描設備將紀錄建檔並做好檔案管理。上伊美可依機構的紀錄量建議合適的掃描與歸檔設備。
看完整說明 →醫療機構
診所預算有限，該優先買哪一台設備？
建議優先確保批價櫃檯的出單穩定，這是門診動線的瓶頸點。可先配置一台高速單功能雷射印表機處理收據與繳費單，診間與行政再視需求逐步擴充。上伊美可依診所規模建議最合適的入門配置。
看完整說明 →學校文教
基層機關
社福長照
財團法人
文教機構
採購法規
小額採購和公開取得報價最主要的差別是什麼？
簡單說，小額採購金額較低、程序較簡便，機關常直接洽詢常態廠商比價；公開取得報價金額較高，會在政府電子採購網公告徵求，讓符合資格的廠商都能投遞報價，更強調公開透明。實際適用級距請以機關內部規定與現行法令為準。
看完整說明 →共同供應契約
共同供應契約是每個機關都能使用嗎？
共契有其適用範圍，通常由主辦機關統籌，並載明適用的機關類別。承辦人員應先確認自身機關是否在適用範圍內，以及所需品項是否列於契約清單，實際規定請以現行公告與機關內部程序為準。
看完整說明 →集中採購一定比較省嗎？
集中採購的效益主要來自管理簡化與成本可掌握，包括耗材單純化、維護一致與預算清楚。是否更省，取決於現況盤點與長期總持有成本的分析，而非只看設備單價。建議先盤點需求再規劃。
看完整說明 →報價驗收
驗收時最容易被忽略的地方是什麼？
最常被忽略的是實際功能測試與型號核對。有些驗收只清點數量與外觀，卻沒有開機測試或確認廠牌型號，容易讓規格較低的替代機型或功能異常的設備矇混過關。建議一併實測主要功能並核對型號。
看完整說明 →事務機選購
多功能複合機和一般印表機差在哪？
一般印表機通常只有列印功能，而多功能複合機整合了影印、列印、掃描，多數還含傳真。複合機更適合需要處理多元文書的辦公室，能集中管理耗材並節省空間，但單價與耗材成本也較高。
看完整說明 →企業辦公室該買雷射還是噴墨？
多數辦公室以文字文件為主，建議選雷射，因為印速快、文字銳利、久放可用且高印量成本低。若主要輸出彩色照片或圖像、且預算有限，可考慮大容量墨倉噴墨機，或採雷射為主、噴墨為輔的混合配置。
看完整說明 →耗材採購
碳粉印量標示的張數準嗎？
標示印量是在覆蓋率百分之五的標準條件下測得的參考值。實際列印若文件較深、圖表較多或列印彩色，碳粉消耗會增加，實際印量往往低於標示。估算成本時建議保守抓量，預留緩衝。
看完整說明 →用相容碳粉會不會讓機器保固失效？
要看機器的保固條款。部分原廠規定使用非原廠耗材造成的損壞不在保固範圍。若機器仍在保固期內，建議先確認條款，或優先使用原廠碳粉；保固過後再視成本考量選用有品質保障的相容碳粉較為穩妥。
看完整說明 →影印機維護
感光鼓和碳粉匣是同一個東西嗎？
不一定。部分機型採鼓粉一體設計，碳粉與感光鼓合為一體，換碳粉時等於同時換鼓；另一些機型為分離式，可單獨更換感光鼓，成本較彈性。採購耗材前應先確認自家機型屬於哪一種。
看完整說明 →掃描到Email一直失敗怎麼辦？
先檢查SMTP伺服器位址、連接埠與加密方式(TLS/SSL)是否正確，以及寄件帳號密碼是否有效。部分郵件服務需另設應用程式密碼或允許裝置發信。逐項確認後再測試，仍不行可請資訊人員或供應商協助。
看完整說明 →影印機真的會把文件存在裡面嗎？
會。多數商用多功能複合機內建硬碟，用來暫存影印、列印、掃描、傳真的文件影像，還可能保存通訊錄與連線帳密。若不妥善清除，在汰換、退租或送修時可能被還原外洩，因此需納入企業資安管理。
看完整說明 →辦公室建置
共用印表機一定要設固定IP嗎？
強烈建議設定固定IP。若使用浮動IP，機器的位址可能隨網路重啟而變動，導致同仁的電腦突然連不到印表機、需重新設定。設定固定IP並與資訊人員協調保留，能讓網路列印長期穩定運作。
看完整說明 →新辦公室的事務機要提前多久準備？
建議在裝潢佈線階段就同步規劃，至少提前二到四週確認機型、下單並安排安裝，因為網路孔、電力插座與擺位都要配合裝潢一起做。提早準備才能確保開幕當天設備到位、耗材備齊、可即時上線。
看完整說明 →中小企業編事務機預算最容易漏掉什麼？
最常漏掉的是持續性支出。許多企業只編了設備採購款，卻忘了碳粉、感光鼓、定影組等耗材，以及保養維修、紙張與電費。這些長期累積往往超過機器本身,規劃時務必把全年耗材與維護費用一併估入。
看完整說明 →契約與流程
共同供應契約和自行招標有什麼差別？
共同供應契約由主辦機關事先與供應商議定條件並公告，適用機關可直接依契約下訂，省去逐案招標的前置作業。自行招標則是機關針對個別需求自行辦理招標程序，較適合契約未涵蓋或特殊規格的採購。
看完整說明 →決標原則有哪幾種？
常見的決標原則包括最低標與最有利標。最低標以符合規格且價格最低者得標；最有利標則綜合考量價格、品質、技術與服務等因素評選。實際採用何種原則，應載明於招標文件並依規定辦理。
看完整說明 →押標金和履約保證金有什麼不同？
押標金是投標階段繳納，用來約束投標誠信、避免得標後棄標；履約保證金則是得標後、履約前繳納，用來確保廠商依約完成交貨與驗收。兩者對應的階段、對象與退還時點都不同，是兩種各自獨立的保證機制。
看完整說明 →契約變更和展延是一樣的嗎？
不一樣。契約變更是調整契約的內容，例如數量、規格或條件；展延則是延長契約的期間或履約期限。兩者處理的對象不同，都須有正當理由並依契約與相關規定辦理，並留存書面紀錄。
看完整說明 →買碳粉匣算財物還是勞務採購？
單純購買碳粉匣、辦公用品等實體物品，屬於財物採購，因為標的是具體的東西。若同時包含配送或維護等服務，則可能帶有勞務性質，實際歸類會依主要性質或相關規定判斷，建議依機關內部認定辦理。
看完整說明 →承辦實務
初任採購承辦人該從哪裡入門？
建議先建立採購流程的整體架構認識，了解招標、決標、履約與驗收各階段的核心原則，再依實際案件查對現行規定，並參考機關內部作業程序，向資深同仁或主管請益，會比一開始就鑽研條文更有效。
看完整說明 →綠色採購一定要買最貴的環保產品嗎？
不是。綠色採購重點在於優先選擇具環保標示、對環境衝擊較低的產品，並在合理範圍內兼顧價格與功能。承辦人可在同等品或相近價格條件下優先採用環保品項，並非要求一律買最貴的產品，實際做法仍以機關內部規定為準。
看完整說明 →異議和申訴哪個先做？
一般是先提異議。廠商對招標、審標或決標有疑義時，先於規定期間內以書面向辦理採購的機關提出異議；若對機關的處理結果仍不服，或機關逾期未處理，再依規定向採購申訴審議機構提出申訴。兩者有先後順序之分。
看完整說明 →採購為什麼不建議集中在年底辦？
集中年底辦理容易造成作業壅塞，招標、決標、交貨與驗收都趕，品質與時效都可能受影響。把採購分散到全年、及早規劃請購時程，每一案都有充裕作業時間，驗收與供貨更有保障，也能降低年底趕辦出錯的風險。
看完整說明 →決標與驗收
底價和預算金額是同一件事嗎？
不是。預算金額是機關可動用經費的上限，來自年度預算；底價則是機關針對採購標的所訂的價格基準，用於決標與比價參考，通常在一定範圍內保密。兩者層次不同，底價一般不會超過預算，但兩者並非同一數字。
看完整說明 →最有利標和最低標怎麼選？
最低標主要比價格，適合規格明確、品質易界定的採購；最有利標則綜合評比價格、技術、品質與服務，適合較複雜、重視專業或服務的採購。承辦人應依標的性質選擇，並依相關規定判斷是否適用最有利標。
看完整說明 →還有其他問題？來電 (02)2733-0720 或加 LINE，上伊美機關採購為你解答與報價。
整理：上伊美機關採購（上伊美有限公司（SUN FIRST MAY COMPANY LIMITED），統編 22446126）。內容供參考，實際依詢價確認。