事務機其實是一台會存資料的電腦
多數人把印表機、影印機與多功能事務機當成單純的輸出設備，卻忽略了現代機關使用的中大型事務機內部，其實安裝了硬碟或大容量記憶體。當人員列印公文、掃描民眾申請書、影印身分證件或收發傳真時，這些影像資料會先被暫存在事務機的儲存空間中，作為排程與重印之用。也就是說，一台事務機在機關服役數年後，內部很可能累積了大量含個人資料與機敏內容的影像檔案。如果在汰換、送修或退租時沒有妥善清除，這些殘留影像就會隨著機器一起流出，成為容易被忽略的資安破口。
事務機的資安風險來源
事務機的風險不只在退役時，日常使用中也有多個環節值得留意：
- 內建硬碟暫存：列印、掃描、影印與傳真的影像被暫存，未設定即可能長期保留。
- 網路連線曝險：具備網路列印與掃描寄送功能的機器，若管理介面未設密碼，可能被未授權存取。
- 掃描寄送設定：掃描直接寄送電子郵件或存到共享資料夾，設定不當恐把機敏文件送錯地方。
- 面板暫存與紀錄：機器操作紀錄、通訊錄與寄件位址簿也可能含個人資料。
日常使用該做的資安設定
要降低事務機風險，機關可從設定面著手，把安全功能開啟並落實管理：
- 設定管理員密碼：變更管理介面與面板的預設密碼，避免任意人員修改設定。
- 啟用列印後自動清除：開啟工作完成後自動覆寫暫存影像的功能，減少殘留。
- 使用者驗證列印：需刷卡或輸入代碼才取件，避免機敏文件放在出紙匣被他人取走。
- 限制掃描寄送目的地：以白名單管理可寄送的信箱與資料夾，防止資料外送。
- 定期更新韌體：修補已知漏洞，維持機器在受支援的安全狀態。
退役與送修時的硬碟清除
事務機最關鍵的資安環節，發生在它離開機關的時候，包括汰換報廢、租賃到期歸還，以及送原廠或維修廠檢修。這些情況下，內建硬碟裡的殘留影像若未清除，等同把多年累積的公文與個資交到機器接手方手上。因此在事務機下架前，應執行下列處置：
| 情境 | 建議處置 |
|---|---|
| 汰換報廢 | 執行原廠硬碟安全清除，或拆下硬碟實體銷毀，並取得證明 |
| 租賃到期歸還 | 要求廠商說明硬碟資料清除方式，或在合約明訂清除與證明義務 |
| 送修檢測 | 先移除或清除硬碟，或簽署保密與資料處理約定 |
對於採用租賃方式的機關，合約條款尤其重要，應在簽約時就把資料清除、歸還時的硬碟處理與證明文件納入，避免歸還後資料仍留在廠商手中。
建立事務機資安管理清單
由於事務機通常分散在各樓層與各科室，資訊單位不易逐台盯管，因此建議把事務機納入資產台帳，記錄每台機器的位置、是否含硬碟、管理密碼是否已變更、韌體版本與資料清除狀態。定期以清單逐項檢查，能避免有機器長期使用預設設定卻無人察覺。當機器需要汰換或增購時，也能依台帳掌握全機關的機況，統一規劃。
採購事務機時把資安納入考量
選購機關事務機時，除了列印速度、雙面與裝訂等功能，更應把資安功能列為評估項目，例如是否支援硬碟加密、列印後自動清除、使用者驗證列印與安全的掃描寄送機制。這些功能在採購當下多花一點心思確認，日後就能省去許多資安管理的麻煩。上伊美服務政府機關與學校多年，熟悉機關事務機的功能需求與採購驗收流程，能協助比對機型的資安功能並提供報價明細。機關事務機採購、汰換與租賃歸還前的規劃，歡迎來電(02)2733-0720或加入LINE洽詢，我們會依單位用量與資安需求提供合適的機型建議。