什麼時候該汰換

事務機不是壞掉才需要換。當一台機器出現以下狀況，就值得評估汰換：維修次數明顯增加、原廠已停產導致零件與耗材難尋、每張列印成本偏高、耗電或列印速度已不符需求、或資安與連網功能過舊無法更新。承辦人可從單位的維修紀錄與耗材採購紀錄回推每台機器的「總持有成本」，若一台老機器一年的維修加耗材費用已接近甚至超過新機攤提，汰換往往更划算。

三種採購方式比較

方式特點適合情境
購買一次付清、設備列為財產，後續自行採購耗材與維護列印量穩定、單位有維護能量
租賃按月租金，通常含維護，設備非機關財產不想一次負擔、需彈性汰換
計量計價依實際列印張數計費，含機器、耗材與維護列印量大或波動、想控管成本

三種方式各有優劣，選擇時應綜合列印量、預算編列方式與維護能量評估，並注意契約年限與提前解約條件。實際適用與金額級距以最新採購規範為準。

耗材與成本要一起算

事務機的採購重點不只機器本身，耗材才是長期支出的大宗。碳粉匣、感光鼓、維護套件的單價與可印張數，直接決定每張列印成本。承辦人可用「耗材價格除以可印張數」估算每張成本，再乘上單位年列印量，才能真正比較不同機型的長期花費。此外，是否可使用相容耗材、原廠保固條件、以及環保標章與節能標章，也應一併納入評估。

環保與資安考量

  • 環保標章：優先採購具環保或節能標章的機型，符合綠色採購精神。
  • 雙面列印：預設雙面與省墨模式，減少紙張與耗材消耗。
  • 資安功能：連網事務機應具備存取控制與資料清除，避免文件外洩。

汰換與驗收

新機到貨後，應核對型號、規格與序號，測試列印、掃描、複印等功能是否正常，並確認網路與資安設定。屬租賃或計量者，要確認契約起訖、抄表方式與維護窗口。舊機汰換若屬財產，須依財產報廢程序辦理，硬碟等儲存元件應先清除或銷毀資料，避免敏感文件隨舊機外流。把汰換與報廢流程一併規劃，才算完整。

汰換前的用量盤點

在決定汰換與採購方式前，先做一次用量盤點會讓決策更精準。承辦人可統計各單位每月列印、影印與掃描張數、彩色與黑白比例、以及尖峰時段需求，據此判斷該配置幾台、什麼等級的機器。列印量集中的單位適合配置高速主力機，零星需求則以小型機分散設置。盤點同時也能發現浪費，例如過多的個人印表機、預設單面列印等，藉汰換一併調整配置與列印政策，往往能在提升效率的同時降低整體耗材與電費支出，讓這筆採購發揮最大效益。

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